雲上工作不是白日夢
以往要找新創意時，老闆最喜歡來一個「腦震盪」（brainstorm），現場七彩3M Post-it貼了又撕，白板寫了又擦，大家圍在一起，把腦中天馬行空的想法交換整理完善。但現今新冠肺炎疫情仍未紓緩，即使企業已陸續復工，在保持社交距離的大前提下，別說brainstorm了，連普通meeting的人數也不可太多，以減少疫症傳播風險。
在疫情下，大部分企業的日常會議已在網上進行，ZOOM、Microsoft Team和Google Meet等大量軟件已足以解決遙距會議的問題。即使brainstorm被視為非常需要「互動」，透過如Miro和Mural，甚至是Google Sheet等工具，藉由雲端平台共享，與會人士亦可以自由發表和交流意見，與面對面沒有太大分別。
現時大部分人對於網上會議的認識，仍處於「打開個mon（電腦熒光幕）見到個樣」的階段，其實若能多利用各項軟件的雲端及共享服務，網上會議的效率隨時遠較面對面為高。
以我個人經驗為例，近日我便參與了兩個公司重組會議。由於這涉及公司重大決策，會議中會出現大量問題，各方都需要引用不同數據來解答及進行游說，加上要把所有人齊集在一起亦是一大難題，所以這類議題需要很多時間才能取得共識。
然而在早前舉行的網上會議中，我們使用了不少軟件對經營進行分析，例如以Google Doc來輸入不同數據進行假設比較，進而建立模型和目標。結果在極短時間內便達成共識，效果甚至遠較面對面的傳統會議為高。
另一重組例子是一項涉及多方談判，我們希望可以盡快完成討論以便安排融資，此涉及重大決策及風險承擔，過去經驗是談判時間動輒需時5個月或以上。在疫情下，這一次會議同樣是網上進行，當中最大好處是使與會人士能夠在商討的同時，即時查詢和檢視相關法律文件，加上一眾專業人士、會計師、人力資源及律師在網上提供即時支援，我們在短短60分鐘便作出決定，讓律師可以草擬重組合約。
儘管我的個人經驗未必適用於每一個人，然而現今各項工作軟件可以打造不同模型，在輸入數據之後馬上得出答案，再經由雲端即時反饋給與會人士，毋須「容後再補充資料」或「等資料到後再考慮一下」，的確節省了不少時間，亦令整個決策更有效率。俗語有云「由儉入奢易，由奢入儉難」，當人們習慣了雲上工作，要重回傳統模式恐怕會愈來愈難了。